Wideo: Przymiarka do wyboru zawodu (odcinek 8) 2024, Lipiec
Wiele dziewcząt marzy o rozpoczęciu kariery na stanowisku sekretarza. Jest to całkowicie normalne i rozsądne pragnienie. Tylko nie wszyscy myślą o tym, co jest do tego potrzebne (z wyjątkiem atrakcyjnego wyglądu). Ale byłoby warto. W końcu odniesienie to nie tylko „piękna twarz” obok lidera. Jest raczej „przewodnikiem” we wszystkich kwestiach: mądra i mądra dziewczyna, która znajduje wyjście z każdej sytuacji. Przyjrzyjmy się bliżej.
Co musisz zrobić
W każdej organizacji jest instrukcje sekretarza-referenta. Zawiera listę (czasem szczegółową, czasem niezbyt) oficjalnych obowiązków. Należą do nich umiejętności. Osoba, która ma szczęście zdobyć taką pracę, powinna móc komunikować się z klientami, negocjować (osobiście i telefonicznie), wybierać i organizować materiały, przygotowywać streszczenia i nie tylko. Oznacza to, że ta osoba powinna mieć wiele umiejętności. Szczegóły zależą od kierunku firmy. Na przykład doradca prawny jest zobowiązany do zrozumienia zawiłości prawnych. Zdarza się, że stanowisko to wiąże się ze zdolnością do rozwiązywania problemów organizacyjnych. Innymi słowy, odnośnikiem jest „prawa ręka” przywódcy. Zawsze jest na skrzydłach, musi wiedzieć wszystko, czego szef potrzebuje do swojej pracy.
Niektóre „specjalne” pytania dotyczące zawodu
Tutaj warto trochę wyjaśnić, co zwykle „ukrywa się za kulisami”. Ponieważ odnośnikiem jest właśnie osoba, która najczęściej komunikuje się z szefem, musi on posiadać pewne umiejętności dyplomatyczne. Dlaczego? To proste: lider (szczególnie duży zespół) nie ma czasu na radzenie sobie ze wszystkimi niuansami relacji. Zwykle jest człowiekiem pracy. Gdy ktoś ma urodziny, kto ma rodzić, kto ma dzieci - interesuje go to tylko w związku z chwilami pracy. Wszystkie te „małe rzeczy” spadają na ramiona asystenta sekretarza. Jest on zobowiązany poinformować szefa, kiedy wakacje mają powiadomić o napięciu wytworzonym w zespole (jeśli jest to warte jego uwagi). Okazuje się więc, że najpierw sam sekretarz asystent musi to rozgryźć, odfiltrować nadmiar, a następnie „załadować” menedżera. Ta praca nie jest łatwa! Ale to z zakresu obowiązków nieformalnych.
Główne funkcje
Prawie cała praca biurowa przypada na asystenta sekretarza w małych firmach. W dużej części. Oznacza to, że musisz nauczyć się komponować listy, poprawnie organizować odbiór i wysyłanie, rejestrację, dystrybucję (jeśli istnieje) i tak dalej. Oczywiste jest, że nie można obejść się bez doskonałej znajomości języka rosyjskiego. Litery błędów to zepsute oblicze firmy. Czasami wymagane jest, aby osoba ze znajomością języków obcych pracowała na tym stanowisku. Ponadto odnośnikiem jest osoba, która łączy pracowników firmy (lub jej działów) ze sobą. Jego funkcje obejmują prawidłowy rozkład przepływów informacji między jednostkami strukturalnymi, które działają na jednej wielkiej rzeczy. Odniesienie to zawód dość skomplikowany, ponieważ należy pamiętać o wielu szczegółach i faktach. Wszystko to jest konieczne, aby lider mógł czuć się komfortowo, aby nie rozpraszały go drobiazgi z głównej linii.
Cechy osobiste
Ponieważ praca referencyjna opiera się na komunikacji, wybierają oni komunikatywną, nieobjętą konfliktem osobę na stanowisko. W każdej firmie jest to „kluczowy” post. Osoba, która go zajmuje, ma duży wpływ zarówno na lidera, jak i współpracowników. Dlatego przyzwoitość jest po prostu wymagana. Ponadto asystent sekretarza powinien być punktualny, inteligentny, a nawet kreatywny. Trzeba znaleźć akceptowalne wyjście z każdej sytuacji. Recenzent myśli przede wszystkim o „twarzy” swojego pracodawcy, a następnie o sobie. Poziom odpowiedzialności jest nie tylko wysoki, ale globalny. Nie każdy może poradzić sobie z takim obciążeniem. Dlatego musisz dokładnie się zastanowić przed ubieganiem się o takie stanowisko. Asystent sekretarza w miejscu pracy powinien umieć przedstawić swoje zainteresowania w tle. Po pierwsze - wszystko, co jest niezbędne do pracy szefa. Nawiasem mówiąc, dlatego najczęściej dziewczęta zajmują tę pozycję, ponieważ opieka nad sąsiadem u kobiet jest we krwi.
Poufna informacja
Oczywiste jest, że przy tak ścisłej komunikacji wiele faktów, które nie powinny być podawane do wiadomości publicznej, będzie znanych referentowi. Są to nie tylko tajemnice zawodowe i tajemnice handlowe. Często sekretarka, jako bliski przyjaciel, ma zaufanie i dane osobowe. Czy warto wspomnieć, że referencja jest wymagana do przechowywania poufnych informacji. To jedna z jego głównych umiejętności zawodowych.
Jakie wykształcenie jest potrzebne
Głowa próbuje wybrać odniesienie na podstawie kierunku działania. Oznacza to, że wnioskodawca musi posiadać dyplom odpowiadający pracy firmy. Ponadto osoby z wykształceniem prawniczym są często wybierane na to stanowisko. Jest to wygodne, jeśli często musisz zawierać oferty, przygotowywać inne dokumenty. Wśród najprostszych wymagań: płynność we wszystkich programach komputerowych (biuro), umiejętność drukowania (szybko i kompetentnie). Ponieważ odnośnik jest w rzeczywistości doradcą, musisz mieć umiejętności wyszukiwania informacji zarówno w Internecie, jak i offline. Inteligentna osoba o szybkiej reakcji jest częściej przyjmowana na takie stanowisko niż posiadacz „właściwego” dyplomu, który nie wie, jak szybko opanować sytuację.
Miejsce pracy
Takie stanowisko sekretarza-sekretarza jest teraz w prawie każdym biurze. Często nazywa się to tylko w ten sposób, a osoba wykonuje różne funkcje. Wszystko zależy od wielkości firmy, zadań, liczby pracowników. W niektórych przedsiębiorstwach sekretarz pełni również funkcję księgowego, w innych - prawnika i tak dalej. To dobry początek dla osoby poszukującej rozwoju zawodowego. Przez krótki czas możesz opanować wiele umiejętności, opanować różne zawody, najważniejsze jest zrozumienie pracy firmy, „dotknięcie” wszystkiego własnymi rękami. Ale musisz „wirować” bardzo szybko. Ponieważ wiele informacji będzie musiało zostać przetworzonych w trybie szybkim. Ale jeśli wszystko się ułoży, zdobyta wiedza wystarczy, aby rozpocząć samodzielne wejście w te linie, które sam sobie określisz. Ale to wcale nie jest konieczne. Ponieważ zawód sędziego, jeśli weźmiesz go na poważnie, sam w sobie jest interesujący. Ona nie pozwala
biegnij w wąskim kierunku, stale opanowuj wszystkie nowe tomy wiedzy, ulepszaj.
Jak uzyskać wywiad
Jeśli zdecydujesz, że poradzisz sobie z tak odpowiedzialną pracą, prześlij CV dotyczące dostępnych wolnych miejsc pracy. Koniecznie sprawdź znajomość odpowiedzi. Pamiętaj, że błędy w pisowni od razu zmniejszają Twoje szanse do zera. Styl powinien być również powściągliwy. Każde twoje słowo zostanie starannie zważone i przemyślane. Wtedy rozpoczną się „próby”. Będziesz musiał poświęcić trochę czasu, aby udowodnić, że będziesz w stanie być godnym asystentem lidera. Każda firma wymyśla własne metody. Przygotuj się jednak na to, że musisz porozmawiać z różnymi urzędnikami, przygotować kilka oficjalnych dokumentów, odebrać kilka telefonów. Musisz również wziąć pod uwagę fakt, że twój wygląd będzie ściśle kontrolowany. Oznacza to, że „zbadają” od stóp do głów. Najczęściej musisz zademonstrować biznesowy styl odzieży (makijaż, fryzura). Nie jest również pożądane stosowanie silnych aromatów. Zastanów się nad każdą najmniejszą rzeczą! Wszystko w tobie powinno być dyskretne, ale atrakcyjne. Wskazówka: bądź skromny, ale pewny siebie. Bądź mądry, ale nie arogancki. Wtedy na pewno wszystko się ułoży!
