Opis stanowiska kierownika biura z funkcjami sekretarki: funkcje i wymagania

Nawet przy niewielkim personelu, w tym tylko szefie firmy i jej pracownikach, potrzebny jest odpowiedzialny pracownik, który byłby siłą organizacyjną, będącą w stanie kierować i kontrolować proces pracy - ten pomysł określa tekst opisu stanowiska kierownika biura.

Takie stanowisko wymaga od kandydata zestawu określonych umiejętności i odpowiedniego wykształcenia, a także umiejętności interakcji z ludźmi. Ta lista wymagań nie jest jednak ograniczona do.

Opis pracy

Już na etapie ubiegania się o stanowisko kandydat może zapoznać się z aktem regulacyjnym regulującym jego prawa, obowiązki i zakres odpowiedzialności w firmie. Taki dokument nazywa się opisem stanowiska. Składa się z pięciu głównych części:

1. Postanowienia ogólne Zawierają wszystkie informacje organizacyjne: nazwę przedsiębiorstwa, zajmowane stanowisko i jednostkę strukturalną, do której należy. Wskazuje również na podporządkowanie, procedurę obsadzenia stanowiska i zwolnienia, a także wymagania dotyczące wykształcenia i kwalifikacji.
2. Obowiązki. W tej sekcji wymieniono obowiązki pracownika, a także sposób ich realizacji.
3. Prawa pracownika, czyli wszystkie dodatkowe funkcje, które przyczyniają się do skutecznego wykonywania obowiązków.
4. Odpowiedzialność. Zgodnie z tym rozdziałem kierownictwo decyduje o ocenie jakości pracy, promocji lub grzywny.
5. Związek. Ta sekcja reguluje wszelką komunikację z jednostkami zewnętrznymi i wewnętrznymi, które mogą wynikać z pracownika w trakcie wykonywania jego funkcji.

Zasady pisania opisów stanowisk

Podstawą normatywną do przygotowania takich dokumentów jest katalog kwalifikacji stanowisk kierowników, specjalistów i innych pracowników (1998). Podczas jego opracowywania dużą uwagę poświęcono opisowi stanowiska i warunków wykonywania obowiązków przez pracownika. Specyfika pracy zawarta jest w tytule dokumentu, na przykład „Opis stanowiska sekretarza” (kierownik biura lub główny księgowy).

Ponadto, jeśli istnieją dwa posty o tych samych nazwach, ale z różnymi zadaniami, należy przygotować różne dokumenty odzwierciedlające te różnice. Opisy stanowisk kierownika biura oficera personalnego różnią się od tego samego aktu prawnego dla sekretarza.

Wymagania Office Manager

Tak czy inaczej kandydat na stanowisko będzie musiał prowadzić ludzi. Może to być tylko kilka osób w małej firmie lub cały personel administracyjny w dużym przedsiębiorstwie. Oczywiście wnioskodawca musi być pewnym użytkownikiem komputera i mieć możliwość pracy z innym sprzętem biurowym (skanerem, drukarką lub faksem). Kierownik biura jest często przedstawicielem firmy, więc warunkiem koniecznym jest obowiązkowe przemówienie i umiejętność pisania listów biznesowych. Bardzo często firmy wymagają od takich pracowników znajomości podstaw dokumentacji i prawa pracy. Biegła znajomość przynajmniej jednego języka obcego jest nadal pożądaną umiejętnością, jednak przy ubieganiu się o duże przedsiębiorstwo jest to już jeden z obowiązkowych wymagań.

W niektórych przypadkach kierownik biura musi łączyć swoje obowiązki z funkcjami innych pracowników. Prowadzi to do wzrostu wymaganych umiejętności. Tak więc kierownik biura z funkcjami księgowego musi mieć odpowiednie wykształcenie i specjalne programy.

Główne obowiązki

Typowy opis stanowiska kierownika biura z funkcjami sekretarki obejmuje następujące elementy:

• przetwarzanie poczty, zarówno przychodzącej, jak i wychodzącej; ich redystrybucja w firmie;
• kontrola terminów wypełniania zobowiązań wynikających z umów i porozumień;
• wykonywanie połączeń wychodzących i przychodzących;
• współpracować z klientami i przedstawicielami firm partnerskich;
• monitorowanie dostępności niezbędnych artykułów piśmiennych;
• utrzymywanie sprzętu biurowego w dobrym stanie i dzwonienie do specjalistów w przypadku awarii;
• podział czasu w ramach harmonogramu pracy (w niektórych przypadkach dla szefa);
• organizacja niezbędnych wydarzeń (spotkania, konferencje, wyjazdy służbowe, imprezy firmowe);
• rejestrowanie spotkań;
• aktualizacja i uzupełnianie świeżych treści na stronie korporacyjnej.

Ta lista zawiera tylko podstawowe wymagania. Inne pozycje mogą być dodawane zgodnie ze specyfiką zawartej umowy o pracę. Na przykład opis stanowiska kierownika biura z funkcjami urzędnika ds. Personalnych wymaga od pracownika przechowywania i dostarczania w odpowiednim czasie całej dokumentacji księgowej lub zastępowania szefa działu personalnego w przypadku jego nieobecności.

Dodatkowe obowiązki

Oprócz głównych funkcji opis stanowiska kierownika biura zawiera listę różnych obowiązków, które mogą się różnić w zależności od wskazówek firmy. Kierownik biura może być zobowiązany do współpracy z organami administracyjnymi, tj. Uzyskania pozwolenia na prowadzenie handlu, otwarcia oddziału spółki lub spółki zależnej itp.

Jednym z najważniejszych zadań jest faktyczne zarządzanie firmą pod nieobecność jej dyrektora. Oczywiście jest to możliwe tylko wtedy, gdy pracownik jest osobą odpowiedzialną i rzetelną, na której można polegać. Ponadto opis stanowiska kierownika biura często zawiera klauzulę o konieczności sporządzenia ogólnego pełnomocnictwa. Taki dokument może być wymagany na przykład do otrzymywania przesyłek pocztowych o wysokim stopniu ważności.

Wymagania nieformalne

Duże firmy zazwyczaj pozwalają z wyprzedzeniem zapoznać się z przykładowym opisem stanowiska kierownika biura dla kandydatów na to stanowisko, aby byli w pełni świadomi listy wymagań i obowiązków.

Ale nawet na widok takich uprawnień wnioskodawca musi zrozumieć, że pozostaje jednym z wielu pracowników przedsiębiorstwa. W związku z tym nie należy zapominać o tym, co nie zostało zapisane w opisie stanowiska. Kierownik biura pełniący funkcje sekretarki musi być osobą, która ma delikatne wyczucie czasu, aby móc go rozdzielić w razie potrzeby.

Zadania dotyczące organizacji przepływu pracy

Najważniejszym wymogiem w jego pracy jest wydajność, dlatego osoba zajmująca takie stanowisko jest zobowiązana do ekonomicznego zużycia materiałów biurowych, do kontrolowania ilości zużytej energii elektrycznej.

W przypadku innych pracowników kierownik biura odpowiada niemal na równi z głową. Z tego powodu musi on zapewnić zgodność warunków pracy z przyjętymi normami sanitarnymi i zasadami bezpieczeństwa. Wreszcie, wypełniając swoje bezpośrednie obowiązki, kierownik biura uzyskuje dostęp do dokumentów niejawnych, więc jednym z wymogów jest podpisanie umowy o poufności w sprawie tajemnic handlowych lub wszelkich innych informacji, które mogłyby zaszkodzić pozycji rynkowej firmy.

Prawa menedżera biura

Oczywiście wykonywanie takiej liczby obowiązków umożliwia pracownikowi korzystanie ze specjalnych uprawnień. Są one również określone w opisie stanowiska kierownika biura. Istota niektórych z nich, takich jak możliwość dostępu do poufnych informacji, wynika bezpośrednio z konieczności wypełniania obowiązków zawodowych. Inne związane są z uprawnieniami do zasilania. Tak więc kierownik biura ma prawo żądać od reszty pracowników poprawienia błędów popełnionych przez nich w wyniku zaniedbania w dokumentach produkcyjnych, ustalenia dla nich wielkości zachęty lub zastosowania kar za zaniedbanie.

Często kierownik biura jest łącznikiem między pracownikami a decydentami. Takie stanowisko pozwala mu osiągnąć lepsze warunki pracy i przedstawić wspólne życzenia dotyczące poprawy jakości pracy zarówno określonego działu, jak i całego przedsiębiorstwa.

Funkcje opisu stanowiska kierownika biura działu sprzedaży

Kierownicy biurowi od dawna są niezbędni w dużych i nie tak dużych firmach, dlatego potrzebują pewnych specjalnych umiejętności, aby obsadzić takie stanowisko. Częstym przypadkiem jest sytuacja, gdy kilku kierowników biur ze specjalnymi funkcjami, które są nadzorowane przez jednego, pracuje w tym samym przedsiębiorstwie. Ich opisy stanowisk zasadniczo pokrywają się, ale różnią się dodatkowym zestawem funkcji.

Jeśli więc kierownik biura pracuje w dziale sprzedaży, jego opis stanowiska może zawierać takie elementy, jak:

• szukaj nowych punktów sprzedaży;
• śledzenie zmian w strukturze popytu;
• przygotowanie dokumentów sprawozdawczych dotyczących doskonałej sprzedaży;
• bezpośrednia praca z klientem w celu otrzymywania zamówień i ich późniejszego przetwarzania;
• praca nad informowaniem klientów o możliwych zmianach w asortymencie towarów i przeliczaniu cen;
• organizacja niezbędnych spotkań;
• podpisywanie umów na dostawę towarów.

Dalsze wymagania mogą być związane ze specyfiką towarów oferowanych przez firmę. Jeśli firma jest związana ze sprzedażą nieruchomości, obowiązki kierownika biura mogą obejmować przygotowywanie broszur informacyjnych i przygotowywanie określonych dokumentów.

Odpowiedzialność kierownika biura

W przypadku niewykonania swoich obowiązków, popełniania przestępstw, w tym ujawniania tajemnic handlowych lub wykonywania innych działań szkodliwych dla wizerunku firmy, kierownik biura odpowiada zgodnie z przepisami kodeksu administracyjnego, cywilnego i karnego. Jeżeli szkoda materialna została wyrządzona organizacji, kara powinna zostać nałożona zgodnie z przepisami kodeksu pracy.