Technika i zasady rozmowy. Etapy i metody wywiadu

Kandydaci na stanowisko z reguły martwią się przed rozmową kwalifikacyjną i starannie ją przygotowują. Ale dla pracodawcy to wydarzenie jest nie mniej odpowiedzialne. Aby nie przegapić cennego specjalisty, osoba rekrutująca musi dokładnie znać zasady przeprowadzania rozmowy kwalifikacyjnej.

Kluczowe rodzaje wywiadów

Przede wszystkim pracodawca musi zdecydować, w jaki sposób odbędzie się spotkanie z kandydatem na stanowisko. To w dużej mierze determinuje kolejność i zasady rozmowy. Techniki są następujące:

• Wywiad biograficzny. Podczas takiej rozmowy osoba rekrutująca próbuje dowiedzieć się jak najwięcej o poprzednim doświadczeniu zawodowym kandydata. W ten sposób możemy wyciągnąć wnioski na temat jego umiejętności i przewidzieć, jakie korzyści przyniesie taki pracownik organizacji.
• Wywiad sytuacyjny. Rekruter przedstawia kandydatowi zadanie praktyczne (hipotetyczne lub rzeczywiste). Umożliwia to ocenę rzeczywistych umiejętności wnioskodawcy, jego myśli, a także jego umiejętności znalezienia wyjścia z trudnych sytuacji.
• Zorganizowany wywiad. Pracodawca z góry przygotowuje listę pytań w grupach. Zatem osoba rekrutująca otrzymuje dokładnie takie informacje, które są dla niego niezbędne.
• Wywiad kompetencyjny. Podczas rozmowy pracodawca sprawdza, czy potencjalny pracownik ma cechy i umiejętności niezbędne do jakości pracy.
• Stresujący wywiad. Aby ocenić odporność kandydata na stres emocjonalny, a także szybkość reakcji na nieprzewidziane sytuacje, pracodawca stara się go oszaleć. W tym celu można zastosować prowokujące pytania lub nieoczekiwane sztuczki.

Etapy wywiadu

Aby uzyskać najlepszych pracowników dla Twojej organizacji, pracodawca powinien znać metody i zasady rozmowy kwalifikacyjnej. Kroki są następujące:

• Trening. Pracodawca określa ramy czasowe i treść rozmowy. Przeprowadzane jest badanie CV kandydatów i opracowywana jest przybliżona lista pytań. Szkolenie jakościowe jest kluczem do udanej rozmowy kwalifikacyjnej.
• Wstępna komunikacja. Jest to część powitalna, podczas której uczestnicy się przedstawiają, a rekruter wyjaśnia cel i procedurę przeprowadzenia spotkania. Ten etap stanowi jedną czwartą całkowitego czasu trwania wywiadu.
• Główną częścią. Na tym etapie pracodawca dowiaduje się o istotnych kwestiach, takich jak kompetencje i cechy osobiste wnioskodawcy.
• Ostatni etap. Pracodawca kończy rozmowę i podsumowuje wyniki pośrednie.
• Podejmowanie decyzji. Po spotkaniu ze wszystkimi kandydatami na wolne stanowisko pracodawca analizuje otrzymane informacje i podejmuje ostateczną decyzję.

Cele wywiadu

Skuteczna rozmowa kwalifikacyjna jest możliwa tylko wtedy, gdy pracodawca wyraźnie rozumie, co chce wiedzieć. Podczas komunikacji z wnioskodawcą powinieneś otrzymać odpowiedzi na następujące pytania:

• Prawdziwy powód znalezienia nowej pracy. Jeśli dana osoba naruszyła warunki umowy o pracę lub dyscypliny, możliwe, że to się powtórzy.
• Czy kandydat jest pracowity czy leniwy? Od tego zależy jakość pracy.
• Jak szybka jest reakcja rozmówcy? Będzie to zależeć od tego, jak szybko dostosuje się do zmieniających się warunków pracy.
• Jaką inicjatywą jest twój rozmówca? Zrozumiesz więc, czy wykona pracę samodzielnie, czy też będzie stale czekał na jasne rozkazy.
• Jak troskliwa jest ta osoba? To określi jego relacje z potencjalnymi kolegami.

Kluczowe zasady

Wywiad z potencjalnym pracownikiem jest trudnym, odpowiedzialnym wydarzeniem. Pracodawca potrzebuje dużo wysiłku. W szczególności musisz przestrzegać tych podstawowych zasad podczas rozmowy kwalifikacyjnej:

• Przygotuj dokumenty. Na wyciągnięcie ręki powinna być lista kandydatów i podsumowanie każdego z nich, przybliżona lista pytań, opisy stanowisk. Każdemu wnioskodawcy należy przydzielić oddzielny formularz odpowiedzi, a do notatek powinno być również kilka pustych arkuszy.
• Zadbaj o komfortowe środowisko. Pomieszczenie powinno być czyste, dobrze wentylowane. W miejscu pracy nie powinny znajdować się żadne obce przedmioty.
• Bądź ostrożny w pierwszych minutach. Z reguły pierwsze wrażenie rozmówcy powstaje trzy do czterech minut po rozpoczęciu rozmowy.
• Rób przerwy. Pomiędzy rozmowami z różnymi kandydatami na stanowisko powinno upłynąć co najmniej pół godziny. W przeciwnym razie możesz przekazać nowemu rozmówcy resztkowe wrażenie poprzedniego, co może spowodować błędną decyzję.
• Pamiętaj o dyscyplinie. Musisz przyjść na rozmowę na czas lub powiadomić wnioskodawcę z wyprzedzeniem o zmianie terminu spotkania.
• Nagraj postęp rozmowy kwalifikacyjnej. Wydaje ci się, że pamiętasz wszystko, ale w ciągu kilku minut po zakończeniu rozmowy możesz zapomnieć o istotnych punktach. A pisemne notatki pomogą ci szybko przywrócić informacje o wnioskodawcy w pamięci.

O co zapytać wnioskodawcę

Zasady przeprowadzania rozmowy z kandydatem na wolne stanowisko określają również podstawową listę pytań. Oto, o co musisz zapytać wnioskodawcę:

• „Opowiedz nam o swojej poprzedniej pracy”. Odpowiedź pomoże ci zrozumieć stosunek osoby do poprzedniego lidera i organizacji. W podobny sposób może on mówić o twojej organizacji w przyszłości.
• „Dlaczego jesteś zainteresowany tym wakatem?” Jeśli dana osoba nie odpowiada w stereotypowy sposób, to naprawdę rozumie pracę i chce wzrastać w tym kierunku.
• „Opowiedz nam o swoich mocnych i słabych stronach”. Ważne jest, aby zrozumieć, jak uczciwie i obiektywnie ocenia się wnioskodawca.
• „Dlaczego opuściłeś poprzednią pracę?” Będziesz mógł zrozumieć, co dokładnie napędza wnioskodawcę - konflikt, inanimację lub chęć rozwoju i zmiany swojego życia na lepsze.
• „Jak możesz pomóc osiągnąć cele organizacji?” Odpowiedź da ci znać, jak bardzo dana osoba jest świadoma swojej roli w przedsiębiorstwie, jak bardzo rozumie specyfikę pracy.
• „Jaki sukces osiągnąłeś w swojej poprzedniej pracy?” Odpowiedź da Ci wyobrażenie, czy dana osoba dąży do osobistego lub ogólnego rezultatu. Równie ważne jest udzielanie abstrakcyjnych lub szczegółowych odpowiedzi, potwierdzonych liczbami.
• "Dlaczego powinniśmy cie zatrudnić?" Oceń swoją zdolność do zaprezentowania się.
• „Co mógł powiedzieć o tobie poprzedni pracodawca?” Dobrze, jeśli CV zawiera kontakty osób, które mogą udzielić Ci rekomendacji.

Problemy niestandardowe

Nie zawsze warto polegać na standardowych zasadach przygotowywania i przeprowadzania wywiadów. Czasami musisz wykazać się odrobiną kreatywności. Oto kilka kreatywnych pytań, które możesz zadać kandydatowi:

• „Z jakim superbohaterem porównałbyś siebie?” Pomoże ci to rozpoznać prawdziwą naturę i wartości osoby, z którą rozmawiasz.
• "Opisz swoją idealną pracę." Abyś mógł zrozumieć, w jaki sposób proponowane warunki odpowiadają pomysłom wnioskodawcy.
• „Jak zamierzasz dołączyć do nowego zespołu?” Odpowiedź da ci wyobrażenie o tym, jak przyjazny jest wnioskodawca, czy rozłoży ustanowioną dyscyplinę.
• „Wyjaśnij istotę (termin) uczniowi”. Zrozumiesz więc, czy rozmówca naprawdę rozumie pytanie, czy po prostu działa na wyuczonych warunkach.
• „Czy jesteś gotowy przerwać rodzinne wakacje w pracy?” To da ci wyobrażenie o tym, jak uczciwy jest twój potencjalny pracownik.

Zagraniczne doświadczenie

Zasady przeprowadzania rozmów kwalifikacyjnych są nieco inne w różnych krajach świata. Możemy wyróżnić tak ustalone metody:

• Metoda brytyjska. Nie różni się zbytnio od zwykłej metody krajowej. Osoby rekrutujące zadają kandydatowi pytania dotyczące doświadczenia zawodowego i wykształcenia. Bez wątpienia dana osoba jest pytana o swoją rodzinę i status społeczny.
• Metoda amerykańska. Zasady przeprowadzania rozmów kwalifikacyjnych w Ameryce oznaczają tworzenie nieformalnej atmosfery. Z reguły wywiad z cennym personelem przeprowadzany jest podczas kolacji lub poza miastem. Uważa się, że w takim środowisku cechy osobiste osoby ujawniają się w najlepszy sposób.
• Metoda niemiecka Niemcy skrupulatnie podchodzą do selekcji personelu. Dla rekrutera ważne są rekomendacje z poprzednich miejsc pracy. Obszerny pakiet dokumentów przedłożony przez wnioskodawcę jest analizowany przez komisję. Dopiero po przejściu tego „etapu kwalifikacyjnego” zaplanowane jest osobiste spotkanie.
• Metoda chińska Zasady przeprowadzania wywiadów z kandydatami przypominają bardziej egzamin uniwersytecki. Kandydaci wykonują wiele zadań pisemnych i ustnych, za które otrzymują określone punkty. Zgodnie z wynikami egzaminu wybierani są „liderzy”, którzy zostaną przyjęci na rozmowę kwalifikacyjną. Chińczycy uważają, że erudycja jest przede wszystkim, ponieważ osoba wykształcona jest łatwa do wyszkolenia w każdej pracy.

Wywiad telefoniczny

Jeśli organizacja otrzyma dużą liczbę wznowień, zaleca się przeprowadzenie wstępnej fazy wywiadu w trybie zdalnym. W skrócie, zasady przeprowadzania wywiadu w tym trybie można sformułować w następujący sposób:

• Przedstaw się i wyjaśnij, czy rozmowa jest wygodna. Jeśli nie, ustal czas połączenia.
• Powiedz mi, z jakiej organizacji i o której wakacie dzwonisz. Z reguły wnioskodawcy wysyłają CV do kilku miejsc jednocześnie.
• Zadawaj pytania wyjaśniające, jeśli po przestudiowaniu CV nie wszystko było dla Ciebie jasne.
• Jeśli od razu zdałeś sobie sprawę, że kandydat nie jest dla ciebie odpowiedni, uprzejmie przeproś i pożegnaj. Nie marnuj czasu własnego ani innych ludzi.
• Jeśli podoba Ci się kandydat, natychmiast wyznacz miejsce i czas rozmowy kwalifikacyjnej. Określić, jakie dokumenty wnioskodawca powinien zabrać ze sobą.

Przydatne porady

Oprócz ścisłych wytycznych podczas rozmowy kwalifikacyjnej powinieneś również przestrzegać kilku pomocnych wskazówek. Oto kilka wskazówek dla doświadczonych rekruterów:

• Nie twórz barier. Błąd wielu pracodawców polega na tym, że komunikują się z osobami poszukującymi pracy za pośrednictwem komputera. Będzie znacznie lepiej, jeśli rozmówcy będą siedzieć na krzesłach na równych prawach. Możesz także umieścić krzesło dla kandydata po stronie miejsca pracy rekrutera.
• Mów mniej. Pracodawca powinien częściej słuchać podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Kontroluj siebie, aby nie zadawać wiodących pytań i nie dawać wskazówek.
• Rozbroić sytuację. Nie wywieraj nacisku na rozmówcę i nie zastraszaj go. Lepiej rozpocznij rozmowę żartem. W takiej atmosferze człowiek lepiej ujawni swoje cechy osobiste i zawodowe.
• Nie opóźniaj spotkania. Jeśli od pierwszych minut rozmowy zrozumiałeś, że dana osoba nie jest dla ciebie odpowiednia, nie marnuj swojego ani swojego czasu. Przeproś i zakończ rozmowę.
• Unikaj typowych pytań. Jeśli pracownik ma doświadczenie, musi być na wielu rozmowach kwalifikacyjnych, zna przybliżoną listę pytań i potrafi przygotować odpowiedzi. Twoim zadaniem jest zniechęcić rozmówcę.
• Kontroluj postęp dialogu. Jedną z głównych zasad przeprowadzania wywiadu podczas selekcji personelu jest nie opuszczanie tematu. Jeśli kandydat zacznie odchodzić od linii profesjonalnej, nie wahaj się przywrócić go na właściwą ścieżkę.
• Zawsze kończ rozmowę pozytywną nutą. Nawet jeśli kandydat ci nie odpowiada, pożegnaj się z nim w dobry sposób, życz powodzenia.
• Zrób tabelę korespondencyjną. Jest to wygodny formularz do zaznaczenia obecności lub braku cech wnioskodawcy, którego potrzebujesz. Ten formularz jest szczególnie przydatny, jeśli chcesz porównać wielu kandydatów.

Co powinno ostrzec

Koncepcja wywiadu i zasady postępowania wymagają szczególnej czujności ze strony rekrutera. W rozmowie z potencjalnym pracownikiem powinieneś być czujny na takie chwile:

• Krótki okres czasu w poprzednim miejscu pracy. Z reguły osoby rekrutujące sceptycznie odnoszą się do osób, które nie przebywały w jednej organizacji przez ponad dwa lata. Wyjątek stanowią przyczyny obiektywne (przeniesienie, likwidacja przedsiębiorstwa, naruszenie prawa pracy).
• Zbyt kolorowy opis wnioskodawcy własnych zalet i zalet. Musisz rozpoznać, że jest to: przejaw dumy lub przesady?
• Mglista historia o poprzednich doświadczeniach zawodowych. Jeśli rozmówca wyraźnie nie jest w stanie opisać swoich obowiązków zawodowych, oznacza to niepoważne podejście do pracy.
• Zbyt duże doświadczenie zawodowe. Co dziwne, czasem lepiej jest preferować osobę bez doświadczenia niż osobę, która pracowała w jednym miejscu od wielu lat. O wiele łatwiej jest nauczyć początkującego od zera niż przerobić doświadczonego pracownika na własne potrzeby.

Błędy rekrutującego

Nie wystarczy nauczyć się podstawowych zasad przeprowadzania wywiadu. Powinieneś także przestudiować typowe błędy osób rekrutujących, aby nie dopuścić do tego. O to w tym wszystkim chodzi:

• Kryteria dla kandydatów do pracy nie są jasno określone.
• Te same pytania na różnych etapach rozmowy.
• Fałszywa interpretacja danych streszczenia przez „przemyślenie”, ale nie przez wyjaśnienia i specyfikację.
• Ocena wnioskodawcy pod wpływem osobistych uprzedzeń (na przykład ze względu na narodowość, przynależność religijną, preferencje polityczne, wygląd).
• Narażenie na atak psychologiczny ze strony rozmówcy.
• Nadwrażliwość na negatywne cechy wnioskodawcy.
• Pośpiech w poszukiwaniu kandydata na wolne stanowisko.
• Brak jasnego systemu decyzyjnego opartego na wynikach wywiadu.
• Rozmowa ze skarżącym w dół.