Kierownik biura - kto to jest? Obowiązki kierownika biura

„Plankton”, „kierownicy” - wszystkie te bezstronne definicje odnoszą się do pracy pracowników biurowych. Ale czy taka praca jest tak bezużyteczna? Kierownik biura - kto to jest? Jakie są jego obowiązki?

Kierownik biura - kto to jest?

Zawód kierownika biura jest często mylony z zawodem sekretarza. Ale nadal istnieje różnica między tymi specjalnościami. Kierownik biura - kto to jest?

Kierownikiem tego obszaru jest kierownik biura lub administrator. Reguluje pracę biurową, będąc ważnym łącznikiem informacyjnym między pracownikami a przełożonymi, klientami i pracownikami itp.

Im bardziej aktywna jest działalność organizacji, tym więcej problemów ma z codziennymi drobnymi sprawami organizacyjnymi i dokumentacją. Ich wdrożenie zapewnia kierownik biura.

Dba o to, aby wszystkie aktualne dokumenty, a także rozkazy jego przełożonych, były należycie wykonane. Jednocześnie polecenia wykonawcze powinny być przekazywane pracownikom firmy na czas, wszystkie skargi od odwiedzających powinny być brane pod uwagę, a propozycje pracowników powinny być przekazywane władzom.

Tak więc praca biurowa, a także komunikacja w firmie częściowo spadają na kierowników biur.

Miejsce pracy i wynagrodzenie

Kierownik biura jest potrzebny w każdej firmie, która ma biuro, kierownika i co najmniej kilku pracowników. W małych organizacjach lista obowiązków takiego specjalisty jest znacznie mniejsza niż na przykład w dużej korporacji. W dużej firmie może być kilku kierowników biur, a każdy z nich jest przypisany do własnego działu.

Okazuje się, że zapotrzebowanie na takich specjalistów jest dość wysokie i być może będzie nadal rosło. Ale praktycznie nie ma perspektyw kariery. Zwłaszcza, jeśli oprócz zarządzania biurem osoba nie ma już żadnego zawodu.

Ponieważ obowiązki nie są zbyt skomplikowane, konkurencja o jedną pracę, przynajmniej w Rosji, jest dość wysoka - 6 osób na wolne stanowisko. Jednocześnie wynagrodzenie jest niskie według standardów kapitałowych - 27 tysięcy rubli.

W stolicy kultury - Petersburgu - pensje takich pracowników są niższe o około 5-7 tysięcy, a konkurencja jest wielokrotnie wyższa. Im dalej na obrzeża kraju, tym niższa pensja i więcej kandydatów na stanowisko.

Niezbędne cechy osobiste

Zamówienia otrzymywane przez kierownika biura z reguły wymagają pilnej i szybkiej realizacji. Dlatego wnioskodawca jest zobowiązany przede wszystkim do staranności, szybkości i punktualności. Ważna jest również dobra pamięć i koncentracja.

Osoba zajmująca to stanowisko powinna być przyjazna i towarzyska, ponieważ w niektórych sytuacjach występuje ona jako przedstawiciel firmy przed klientami.

Kierownik biura musi mieć kompetentne i logicznie ustrukturyzowane przemówienie, a także mistrz etyki biznesowej, ponieważ często bierze udział w organizowaniu negocjacji biznesowych i spotkań korporacyjnych.

Przydatna wiedza, na przykład numer telefonu dobrego elektryka lub usługi dostawy lunchu, również nie zaszkodzi. Rzeczywiście, w wielu firmach porządek w biurze, a także zadowolenie pracowników są również kontrolowane przez kierownika.

Niezbędne umiejętności menedżera biura

1. Pierwszym wymogiem dla takiego pracownika jest dobra znajomość komputera i Internetu. Jeśli oprócz programów Word i Excel wnioskodawca będzie właścicielem programu Photoshop lub Office Picker Manager, jest to kolejny powód, aby go zatrudnić, a nie kogoś innego.
2. Wysoka prędkość drukowania. Możliwość szybkiego pisania tekstów jest jedną z najważniejszych dla kierownika biura.
3. Umiejętności zarządzania administracyjnego uzyskane na poprzednich stanowiskach są wymagane, jeśli dana osoba dostanie pracę w dużej firmie.
4. Umiejętności papierkowe. Dokumentacja jest jednym z głównych obowiązków tego rodzaju specjalistów, dlatego podstawowa wiedza jest niezbędna.
5. Pewne korzystanie ze sprzętu biurowego. Faksy, drukarki, skanery - wszystko to powinno należeć do kompetencji kierownika biura.
6. Umiejętności kompetentnej i dyplomatycznej komunikacji. Kierownik biura musi nie tylko komunikować się kompetentnie, ale musi być w stanie rozwiązać sytuacje konfliktowe, jeśli to konieczne.
7. Znajomość języka obcego. W dużych międzynarodowych firmach kierownik biura musi biegle posługiwać się co najmniej podstawowym językiem angielskim.

Ogólne postanowienia opisu stanowiska

Stanowisko kierownika biura jest zatwierdzane przez CEO firmy. W różnych przedsiębiorstwach może się pod niektórymi względami różnić, ale ogólnie jego główne przepisy nie ulegają zmianie. Konieczne jest zapoznanie się z instrukcją pracy przed podpisaniem umowy o pracę, aby nie skarżyć się później, że wypełnienie niektórych obowiązków nie było częścią twoich planów.

Przepisy ogólne mogą wskazywać:

• kto jest odpowiedzialny za zatrudnienie kierownika biura;
• kto ma prawo zwolnić go ze stanowiska;
• do którego pracownik się zgłosi;
• który podlega kierownikowi biura;
• pełniący obowiązki kierownika biura pod jego nieobecność itp.

Zazwyczaj kierownicy biur zgłaszają się do CEO. Administratorzy biura zgłaszają kurierów, kierowców, sprzątaczy itp.

Również w przepisach ogólnych można określić, który pracownik o jakim poziomie kwalifikacji może zostać przyjęty na opisane stanowisko.

Bezpośrednie obowiązki

Następny akapit instrukcji określa obowiązki kierownika biura.

W przypadku CV dotyczącego wolnych miejsc pracy często kandydaci piszą w osobnej kolumnie, jakie obowiązki wykonali podczas poprzedniej pracy biurowej. Pracodawca otrzymuje więc więcej informacji o umiejętnościach wnioskodawcy.

Jakie elementy mogą być bezpośrednimi obowiązkami kierownika biura?

1. Nadzorowanie połączeń telefonicznych. Pracownik musi odpowiadać na połączenia przychodzące, najlepiej jak potrafi, odpowiadać na pytania przeciwników, a także informować swoich przełożonych o informacjach, o które prosili.
2. Kuracja dokumentacji. Przechowywanie i księgowanie dokumentów, kontrola korespondencji, realizacja zamówień itp. - Są to bezpośrednie obowiązki kierownika biura.
3. Powielanie dokumentów. Na specjalne polecenie szefa pracownik wykonuje kopiowanie i powielanie pracy.
4. Robienie listów, wniosków - tj. Korespondencja z partnerami, klientami lub dostawcami na żądanie bezpośredniego przełożonego.

Obowiązki kierownika biura mogą obejmować co najmniej sześć innych rodzajów pracy. Ale w każdej firmie obciążenie specjalistów w tej kategorii jest ustalane indywidualnie.

Prawa menedżera biura

Każda instrukcja kierownika biura obejmuje nie tylko obowiązki, ale także prawa.

1. Aby podać pełne informacje. Aby wykonać niektóre zadania, kierownik biura ma prawo zażądać dostarczenia takiej ilości informacji, w tym poufnych, których potrzebuje.
2. Propozycje racjonalizacji dźwięku. Jeśli do organizacji pracy biurowej niezbędne są innowacje lub dodatkowe zamówienia dyrektora generalnego, wówczas kierownik ma prawo zaproponować ich wprowadzenie.
3. Wymagać odpowiednich warunków pracy. Jeżeli obowiązków urzędowych nie można wykonać z powodu braku niezbędnych warunków, kierownik biura może zażądać ich utworzenia.
4. Działaj w ramach kompetencji. Po przestudiowaniu opisu stanowiska pracownik ma prawo podejmować decyzje i wydawać zamówienia, ale tylko w ramach swoich kompetencji.

Jest to przybliżony przewodnik po prawach kierownika biura. Mogą być uzupełniane lub zmniejszane w zależności od specyfiki instytucji.

Odpowiedzialność

Kierownik biura to zawód, który wiąże się również z pewną odpowiedzialnością. O jego zakresie i karze za naruszenie zasad decyduje każdy pracodawca indywidualnie. Najczęstsze punkty, w których odpowiedzialność spoczywa na opisach stanowisk, wyglądają mniej więcej tak.

1. Za niedbałe podejście do swoich obowiązków. Nieterminowa realizacja zamówień i wszelkie inne zaniedbania są winą pracownika, na który należy odpowiedzieć.
2. Do ujawnienia poufnych informacji. W umowach o pracę i opisach stanowisk należy uważnie przeczytać klauzule dotyczące poufności informacji. Za jej ujawnienie najczęściej możesz stracić pracę.
3. Za naruszenie kompetencji. Działania wykraczające poza zakres kompetencji pracownika są niedozwolone.
4. Za naruszenie harmonogramu pracy itp. Za naruszenie harmonogramu pracy, zasad bezpieczeństwa pożarowego lub środków bezpieczeństwa odpowiada również pracownik.

Plusy i minusy zawodu

Zawód ten, podobnie jak wiele innych, ma wiele zalet i wad. Jakie są więc zalety pracy nad kierownikiem biura?

Odpowiedzi pracowników pracujących na tym froncie dotyczą przede wszystkim wysokiego popytu na ten zawód: po zdobyciu doświadczenia w tej dziedzinie znalezienie lepiej płatnej pracy nie jest trudne. Te umiejętności administracyjne nabyte w trakcie pracy są istotne w życiu codziennym. Ponadto praca jako kierownik biura pozwala rozwijać umiejętności komunikacyjne.

Jednym z minusów jest zwiększone obciążenie psychiczne pracowników, ponieważ w ciągu jednego dnia roboczego musisz rozwiązać wiele różnych problemów. Ponadto kierownicy, oprócz bezpośrednich obowiązków, często obciążają kierowników biur osobistymi żądaniami i dodatkowymi instrukcjami.

Gdzie studiować zawód?

Kierownik biura, który to jest, wyraźnie wynika z powyższego. Gdzie jednak można nauczyć się tego zawodu?

Nie ma specjalnego wydziału, który przygotowałby kierowników biur na dowolnej uczelni. Ale często kierownik chce, aby osoba z wyższym wykształceniem zajmowała to stanowisko. Jaki to będzie rodzaj edukacji, nie zawsze jest ważne - najważniejsze jest to, że wnioskodawca jest absolwentem uniwersytetu. W miastach wojewódzkich pozycję tę można objąć nawet po 9 klasach edukacji. Każda firma indywidualnie decyduje, którego kierownika biura potrzebuje.

Przede wszystkim pracodawca będzie zainteresowany innymi cechami kandydata:

• czy wcześniej pracował w tej dziedzinie;
• Jak dobrze zorientowany w komputerze;
• Czy papierkowa robota wie;
• Czy on mówi językami itp.

Nie można pominąć umiejętności komunikacyjnych osoby. Jeśli wszystko jest w porządku zgodnie z tymi wskaźnikami, szanse na uzyskanie pracy wzrosną.