Jak tworzyć profile pracy w celu znalezienia wartościowych pracowników?

Przed każdym menedżerem lub menedżerem HR, wcześniej czy później, pojawia się pytanie o obsadzenie wakującego stanowiska. Wybór dobrego specjalisty nie jest łatwym zadaniem. W tym celu menedżerowie często sporządzają profile stanowisk, które pomagają w nawigacji po wymaganiach dla kandydata.

Definicja pojęcia

Profile zawodowe to zestaw kompetencji zawodowych i osobistych, które musi spełniać kandydat na dane stanowisko. W chwili obecnej nie ma sformalizowanego opisu cech, które powinien posiadać przedstawiciel określonego zawodu, dlatego też kierownicy sporządzają te dokumenty niezależnie.

Można powiedzieć, że profil stanowiska jest rodzajem standardu, zgodnie z którym pracownik musi wypełniać swoje obowiązki. Opis powinien być szczegółowy, a co najważniejsze - realistyczny. Dokument powinien zawierać następujące główne elementy:

• miejsce i znaczenie pozycji w strukturze organizacyjnej konkretnego przedsiębiorstwa;
• obowiązki funkcjonalne, które musi wykonać pracownik zaakceptowany na to stanowisko;
• profil wymieniający podstawowe kompetencje, które powinien posiadać kandydat na dane stanowisko;
• cechy osobiste niezbędne do wykonywania niektórych obowiązków;
• minimalna lista wymagań, które organizacja stawia pracownikom.

Możemy zatem powiedzieć, że profile stanowisk są zestawem cech, które musi spełniać pracownik. Jest to szczególny standard opisujący obowiązki, a także kwalifikacje i parametry osobowe wnioskodawcy.

Dlaczego potrzebuję profili zawodowych

Menedżerowie HR regularnie spotykają się z problemem zamknięcia wakującego stanowiska. Nie sporządzając wyczerpującego profilu stanowiska, nie należy kontynuować bezpośredniego wyboru pracowników. Ten dokument jest wskazówką, która jest używana w następujących przypadkach:

• wybór kandydatów do obsadzenia wakujących stanowisk;
• do certyfikacji już pracujących pracowników w celu ujawnienia stopnia zgodności z zajmowanym stanowiskiem (dotyczy to również pracowników, którzy przeszli okres próbny);
• w celu sporządzenia planów szkolenia personelu i szkolenia zaawansowanego;
• jeśli musisz stworzyć rezerwę personelu na przyszłość;
• w celu planowania rozwoju kariery i dalszego awansowania pracowników na wyższe stanowiska w organizacji.

Dość często profil zawodowy kandydata na stanowisko jest mylony z opisem stanowiska. Podstawowa różnica między tymi dwoma dokumentami polega na tym, że drugi jest opracowywany na podstawie wymogów prawnych. Opis stanowiska to ogólny dokument przygotowany dla całego zawodu, a nie dla konkretnego pracownika określonej organizacji. Określa główne obowiązki i warunki pracy. Profil stanowiska to dokument o charakterze lokalnym, który nie ma wyraźnych wymagań dotyczących treści i struktury. Menedżer personelu (lub inni pracownicy personelu) opracowuje go na podstawie własnego doświadczenia lub ogólnej praktyki organizacji.

Kompetencje zawodowe

Każde stanowisko wymaga od pracownika pewnych kompetencji. Są to cechy kwalifikacyjne niezbędne do wykonania niektórych prac. Profil kompetencji stanowiska zazwyczaj obejmuje następujące elementy:

• myślenie strategiczne (implikuje zdolność do tworzenia długoterminowych planów uwzględniających możliwe ryzyko i alternatywne opcje);
• wpływ na innych (umiejętność obrony własnego punktu widzenia, a także przekonania innych o jego poprawności);
• umiejętności rozwiązywania problemów (umiejętność odpowiedniego reagowania na niestandardowe sytuacje i trudności, a także szybkiego znajdowania sposobów ich rozwiązania);
• wyszukiwanie informacji (wybór i filtrowanie danych, możliwość znalezienia i wykorzystania odpowiednich źródeł);
• umiejętność współpracy z klientami i kontrahentami (uwzględnianie zainteresowań, rozumienie psychologii, spełnianie życzeń i potrzeb);
• elastyczność (szybkie reagowanie i podejmowanie decyzji zgodnie ze zmieniającą się sytuacją);
• nacisk na jakość (znajomość i spełnienie wszystkich wymagań i standardów, a także chęć ciągłego doskonalenia).

W zależności od danego stanowiska listę kompetencji można rozszerzyć lub zawęzić. Profil zawodowy stanowiska zawiera nie tylko wymagania, ale także stopień ich dotkliwości (podstawowy, wysoki, maksymalny). Wskaźnik ten można ustalić na podstawie wywiadu lub specjalnych testów psychologicznych.

Jak to jest skompilowane

Opracowanie profilu stanowiska jest dość pracochłonnym procesem. Jego konieczność wynika z faktu, że dokument ten pozwala określić parametry, które powinien mieć cenny pracownik. Po prawidłowym sformułowaniu profilu personel HR znacznie ułatwia proces wyszukiwania i wyboru nowych pracowników. Podczas kompilowania dokumentu warto przestrzegać szeregu zaleceń i zasad:

• Tytuł postu powinien być zwięzły i jasno odzwierciedlać jego istotę. Warto również napisać krótki opis, który będzie zawierał listę głównych obowiązków pracownika. Można to przedstawić jako listę zadań. Będzie to podstawą profilu postu.
• Lista podstawowych informacji o stanowisku powinna obejmować nie tylko kolejność pracy, ale także wysokość wynagrodzenia, które będzie jednym z kluczowych punktów rozmowy. Warto również opisać hierarchię podporządkowania, a także przybliżoną listę osób, z którymi nowy pracownik będzie musiał wchodzić w interakcje.
• Wykonywanie obowiązków zawodowych wymaga zestawu określonych kompetencji. Ta lista nie powinna być zbyt obszerna (nie więcej niż 10 punktów). Można go opracować na podstawie osobistych doświadczeń, badań teoretycznych, obserwacji pracowników, a także ankiety socjologicznej. Możesz podzielić kompetencje na kilka grup (na przykład konkretne i korporacyjne).

Profil powinien być zwięzły i pojemny. Umożliwi to uzyskanie kompleksowych informacji bez poświęcania zbyt wiele czasu na ich przetwarzanie.

Główne etapy tworzenia

Opracowanie profilu pracy obejmuje kilka kolejnych etapów:

• Na pierwszym etapie przygotowania dokumentu należy dokładnie przestudiować opisy stanowisk, a także wszelkie informacje dotyczące specyfiki przedsiębiorstwa. Możesz przeprowadzać wywiady z pracownikami lub badania socjologiczne przy użyciu standardowych formularzy.
• Następnie określa się krąg osób, które będą bezpośrednio zaangażowane w pracę. Najczęściej specjaliści HR zajmują się tym problemem. Ważne jest jednak zaangażowanie menedżerów innych usług, dla których zestawiane są profile. Prace można prowadzić wspólnie lub osobno, a następnie włączyć wyniki do końcowego dokumentu roboczego.
• Trzeci etap obejmuje badanie struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa w celu ustalenia miejsca w nim pozycji. Należy zidentyfikować podwładnych, a także bezpośrednich przełożonych, którym nowy pracownik będzie przechowywać raport.
• Poniżej znajduje się szczegółowy opis obowiązków funkcjonalnych, które odpowiadają konkretnemu stanowisku. Podstawą są nie tylko akty prawne, ale także osobiste doświadczenie w danym przedsiębiorstwie.
• Na piątym etapie kierownik personelu (lub inny specjalista zaangażowany w przygotowanie profilu) musi ustalić listę wiedzy i umiejętności, które będą wymagane do wykonywania obowiązków zawodowych. Chodzi o kompetencje zawodowe.
• Po zdefiniowaniu kompetencji należy je rozdzielić zgodnie ze stopniem ważności, a także poziomem, na jakim specjalista powinien je posiadać. Ułatwi to proces selekcji.
• Następnie uczestnicy grupy roboczej muszą ustalić, jakie cechy osobowe powinien posiadać kandydat na wakat. Czasami cechy charakteru są nawet ważniejsze niż kompetencje zawodowe, ponieważ te ostatnie można rozwijać, a te pierwsze mogą stać się poważną przeszkodą w procesie pracy.
• Na ósmym etapie konieczne jest określenie ogólnych wymagań dotyczących pracownika. Zwykle jest to płeć, wiek, poziom wykształcenia lub doświadczenie zawodowe i tak dalej. Warto zauważyć, że dwa pierwsze znaki nie zawsze są odpowiednie do użycia, ponieważ prawo może interpretować je jako dyskryminację.
• Ostatni etap obejmuje zdefiniowanie kryteriów, zgodnie z którymi zostanie ustalona wydajność pracy pracownika. Można je wykorzystać w okresie próbnym lub do okresowej oceny jakości pracy istniejących pracowników.

Warto zauważyć, że ten algorytm nie jest obowiązkowy dla zapewnienia zgodności we wszystkich organizacjach. W zależności od wielkości przedsiębiorstwa, a także specyfiki jego struktury organizacyjnej, niektóre etapy mogą zostać pominięte, a dodatkowe mogą zostać wprowadzone.

Przykładowa kompilacja

W tej chwili nie ma jednolitej formy, zgodnie z którą zostałby opracowany profil wymagań dotyczących stanowiska. A same zawody w każdym przedsiębiorstwie mogą mieć określone wymagania. Niemniej jednak menedżerowie HR opracowali już pewną praktykę, zgodnie z którą opracowuje się profil stanowiska. Próbka może wyglądać następująco:

• stanowisko według tabeli personelu;
• krótki opis (co powinien zrobić pracownik);
• niezbędne warunki (harmonogram pracy, poziom wynagrodzenia itp.);
• wymagania stawiane kandydatowi na stanowisko (poziom wykształcenia, doświadczenie zawodowe w określonej dziedzinie, niektóre umiejętności specjalne);
• rozszerzona lista obowiązków zawodowych;
• kompetencje korporacyjne, które powinien posiadać potencjalny pracownik danej organizacji;
• testy psychologiczne i inne metody oceny zgodności pracownika z danym stanowiskiem.

To jest przybliżony szablon. Najczęściej jest to struktura profilu pracy. Próbka może być rozszerzona lub zawężona, w zależności od struktury organizacji. Dodatkowe parametry można również wprowadzić dla określonych postów.

Profil HR

Kierownik personalny jest jednym z najbardziej odpowiedzialnych stanowisk w przedsiębiorstwie, ponieważ skład jakościowy pracowników zależy od tego pracownika. Dlatego stawiane są specjalne wymagania wobec funkcjonariuszy personalnych, które znajdują odzwierciedlenie w takim dokumencie, jak profil stanowiska. Próbka może wyglądać następująco:

• umiejętności pracy z ludźmi (kierownik personelu musi mieć komunikację i rozwiązywanie sporów);
• szybkie zaangażowanie (specjalista ds. zasobów ludzkich nie powinien być obojętny, powinien być zainteresowany rozwiązaniem niektórych problemów);
• podejmowanie inicjatyw w sprawach związanych z poprawą struktury i jakości personelu;
• otwartość na komunikację (ta jakość jest konieczna ze względu na szczególne cechy stanowiska);
• entuzjazm w rozwiązywaniu bieżących problemów;
• pozytywny nastrój, który zostanie przekazany wszystkim pozostałym członkom zespołu;
• umiejętność prowadzenia rozmowy (to menedżer odgrywa wiodącą rolę w rozmowie z potencjalnymi i prawdziwymi pracownikami);
• umiejętności kierownicze;
• umiejętności mówienia publicznego (do przedstawiania raportów i raportów kierownictwu wyższego szczebla, a także do prowadzenia seminariów dla podwładnych);
• niestandardowe myślenie do podejmowania kreatywnych decyzji w sytuacjach awaryjnych;
• umiejętności mówcze, przekonalność wypowiedzi;
• szybkość myślenia i szybkość działania;
• umiejętność dostosowania się do zmieniających się warunków (a także pomoc nowo zatrudnionym pracownikom);
• brak lęku przed ryzykiem (cecha ta powinna być umiarkowanie wyraźna);
• niezależność w podejmowaniu decyzji;
• umiejętność eksperymentowania i znajdowania nowych podejść do zarządzania;
• poczucie humoru, które pomaga niwelować stresujące i stresujące sytuacje.

Profil stanowiska kierownika odpowiedzialnego za dobór personelu powinien być sporządzony ze szczególną starannością, ponieważ stanowisko to jest jednym z kluczowych w każdym przedsiębiorstwie. Osoba ubiegająca się o to stanowisko musi w pełni przestrzegać wymagań, ponieważ na jego barkach spoczywa odpowiedzialność za formację personelu.

Wymagania menedżera sprzedaży

Dość często możesz spotkać się z takim wakatem jako kierownik sprzedaży. Pomimo faktu, że wielu młodych ludzi rozpoczyna karierę od podobnej pracy, na tym etapie stawiane są dość poważne wymagania kandydatom. Typowy profil stanowiska kierownika sprzedaży jest następujący:

• gotowość do stałej komunikacji z szerokim gronem ludzi (dostawców, klientów, klientów itd.);
• umiejętność szybkiego podejmowania decyzji po negocjacjach z kontrahentami;
• umiejętność utrzymywania optymistycznego nastroju w rozmowie, a także tworzenia atmosfery zaufania;
• kreatywność myślenia (ważna w prezentacji produktu);
• umiejętność racjonalnego organizowania czasu (ponieważ praca wymaga wielu codziennych spotkań i negocjacji);
• ton dyplomatyczny w komunikacji z kontrahentami i klientami;
• równowaga emocjonalna, umiejętność zachowania spokoju w stresujących sytuacjach, a także szybkie znalezienie wyjścia z konfliktów;
• umiejętność znalezienia wspólnego języka z różnymi typami osobowości;
• lojalność wobec sprzedawanego produktu.

Warto zauważyć, że podany jest bardzo przybliżony profil pozycji. Przykład można rozszerzyć lub skrócić, zgodnie z potrzebami konkretnej organizacji.

Podstawowe podejścia do profilu pracy

Opracowanie profilu stanowiska można przeprowadzić zgodnie z dwoma głównymi podejściami:

• Podejście sytuacyjne oznacza, że ​​dokument jest opracowywany w trybie awaryjnym, gdy pilne jest zamknięcie wolnego stanowiska. Ponieważ czas jest bardzo ograniczony, dokument jest sporządzany w przybliżeniu, wskazując tylko najbardziej podstawowe wymagania dla potencjalnego pracownika. W przyszłości ten przedmiot może służyć do utworzenia pełnego profilu.
• Podejście metodologiczne wymaga dokładnej pracy, w wyniku której zostaną opracowane jasne cechy stanowiska, niezbędne kompetencje, cechy osobiste i funkcjonalne obszary odpowiedzialności. Będzie zawierał wszystkie kompleksowe informacje, a zatem będzie uważany za dokument roboczy w poszukiwaniu i selekcji personelu. Ponieważ organizacja przechodzi wszelkie reformy, profil również ulega zmianie.

Wyniki

Warto zauważyć, że dla pomyślnego doboru personelu ważne jest, aby profil stanowiska został opracowany w przedsiębiorstwie. Podanie przykładu jednolitego dokumentu jest dość trudne, ponieważ kwestia ta nie jest regulowana przez prawo, lecz pozostaje w gestii kierowników przedsiębiorstw.

Profil jest jednym z głównych narzędzi wykorzystywanych do selekcji kandydatów na konkretne wolne stanowisko. Ponadto, zgodnie z tym dokumentem, można przeprowadzać okresową certyfikację personelu lub weryfikację w oparciu o wyniki okresu próbnego. W zależności od wyników badania można wskazać kierunki poprawy poziomu kwalifikacji.

Podczas kompilacji profilu można zastosować jedno z dwóch podejść. Sytuacja pojawia się, gdy pilne jest zamknięcie wakatu. W takim przypadku opis zadania można wykonać w przybliżeniu, wskazując jedynie główne cechy. Jeśli mówimy o podejściu metodologicznym, powstaje dokładny szczegółowy dokument, który jest stale wykorzystywany w praktyce doboru personelu.

Typowy proces opracowywania profilu pracy polega na przejściu kilku kolejnych etapów. Na początek badamy charakterystykę zawodu, a także wymagania dotyczące tego zawodu, określone przez regulacyjne akty prawne. Konieczne jest również utworzenie grupy kompetentnych specjalistów, którzy wezmą udział w przygotowaniu dokumentów. Profil jest opracowywany z uwzględnieniem struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa, dlatego też należy go dokładnie przestudiować. Główną częścią dokumentu jest opis obowiązków zawodowych potencjalnego pracownika, a także wymagania dotyczące kompetencji. Warto również zwrócić uwagę na cechy osobiste (towarzyskość, odporność na stres itp.).